Introduzione e definizioni generali

Oggetto della tutela offerta da ogni normativa sulla privacy è il “trattamento di dati personali”.

Prima di addentrarci in questa informativa occorre definire cosa significhi “trattare dati personali” e per farlo ci pare che la cosa migliore sia quella di riferirsi in modo immediato al Regolamento UE 2016/679 che, all’Art. 4 n.2) lo definisce come l’attività della raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione di dati che fanno riferimento a persone fisiche identificate o identificabili.

In quanto persona fisica alla quale si riferiscono i dati trattati (potremmo dire “proprietario” dei dati personali di riferimento), il Regolamento UE 2016/679 La definisce con il termine “interessato” e Le riserva una serie di diritti e prerogative a Suo favore. 

Primo di questi diritti è senza dubbio quello di essere informato, in maniera chiara e trasparente, in merito alle finalità e le modalità con cui verranno gestiti (per dirlo con la terminologia giuridica corretta “trattati”) i dati personali che, a vario titolo, fornirà direttamente o tramite il presente sito internet all’azienda/studio.

A tale obbligo di informazione si ottempera sottoponendo agli interessati documenti come questo che sta leggendo, integrato caso per caso, da altre informative più specifiche.

Per quale finalità saranno trattati i miei dati personali?

L’azienda/studio esegue diversi trattamenti di dati personali, in particolare riferibili a:

1 – Clienti;

2 – Fornitori;

3 – Personale dipendente;

tali trattamenti si svolgono esclusivamente al fine di adempiere agli obblighi connessi alla instaurazione ed al mantenimento dei rapporti suddetti per le diverse finalità previste dalle normative vigenti, per il funzionamento degli operatori economici ed ispirandosi ai seguenti principi generali:

a) necessità: tutti i trattamenti e le tecnologie impiegate sono organizzati in modo da ridurre al minimo l’utilizzazione dei dati personali e identificativi e, tutte le volte che è possibile, viene fatto ricorso a dati anonimi o modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità;

b) finalità: i dati e i relativi trattamenti sono acquisiti ed effettuati esclusivamente per le finalità istituzionali dell’azienda/studio;

c) liceità; tutti i trattamenti eseguiti avvengono con modalità previste da leggi e regolamenti;

d) correttezza e lealtà; il principio di correttezza e lealtà riguarda la garanzia sia della fedeltà dei dati che l’integrità delle modalità di raccolta, archiviazione e trasmissione;

e) sicurezza e protezione; i trattamenti sono ispirati all’esigenza che ai dati personali abbia accesso esclusivamente personale espressamente incaricato; 

Quali garanzie ho che i miei dati siano trattati nel rispetto dei miei diritti e delle mie libertà personali?

Il trattamento avverrà nell’ambito degli uffici amministrativi e nei locali a ciò deputati in modalità sia manuale che informatica, a cura del titolare, dei responsabili e degli incaricati del trattamento dei dati, che sono formalmente individuati e formati.

A garanzia della riservatezza dei dati sono applicate misure adeguate di sicurezza organizzative ed informatiche di cui viene data evidenza all’interno del “Documento delle misure a tutela dei dati delle persone” elaborato da questa azienda/studio.

Non verrà eseguito su di essi alcun processo decisionale automatizzato (profilazione).

I miei dati entreranno nella disponibilità di altri soggetti?

I Dati personali in questione potranno essere trasmessi a terzi esterni all’azienda/studio quali Amministrazioni pubbliche, qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale (ASL, Comuni, Città metropolitane, Regioni, organi di Polizia Giudiziaria e Tributaria, Autorità giudiziaria, Organismi di vigilanza, società di assicurazione, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità sopra indicate), oltre che ai professionisti e fornitori di cui l’azienda/studio si avvale quali RSPP, DPO, medico competente, commercialisti, uffici paghe e contributi, compagnie di assicurazione, agenzie di viaggio e banche.
I dati gestiti in modalità informatica potranno essere visti dai tecnici incaricati della loro custodia in occasione delle attività di controllo e manutenzione della rete e delle apparecchiature informatiche, gli stessi potranno essere depositati “in cloud” presso server esterni riferibili ai fornitori di servizi di cui l’azienda/studio si serve.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi responsabili del trattamento.

I destinatari ai quali verranno comunicati i dati, saranno definiti in fase di raccolta dei dati stessi al fine di redigere le informative specifiche che verranno ulteriormente trasmesse agli interessati.

Gli stessi non verranno trasferiti a destinatari residenti in paesi terzi rispetto all’Unione Europea né ad organizzazioni internazionali.

Per quanto tempo terrete i miei dati?

I dati saranno conservati presso l’azienda/studio per tutto il tempo in cui la prestazione sarà attiva ed in seguito, in caso di licenziamento, trasferimento o pensionamento, verrà trattenuto il fascicolo per il periodo di conservazione obbligatorio previsto dalla normativa vigente.

Tutta la documentazione di natura contabile-amministrativa è soggetta ad obbligo di conservazione decennale.

Quali sono i miei diritti?

L’interessato ha diritto di chiedere al Titolare del trattamento (Artt. 16-21 Regolamento UE 2016/679):

– L’accesso ai propri dati, la loro rettifica o cancellazione;

– La limitazione e di opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano;

– La portabilità dei dati;

L’interessato ha inoltre diritto a proporre reclamo all’Autorità di controllo dello Stato di residenza, nonché a revocare il consenso al trattamento ai sensi dell’Art. 6 del G.D.P.R.

I diritti sopra esposti possono essere esercitati mediante invio di una specifica richiesta al Titolare del trattamento oppure al Responsabile della Protezione dei Dati (R.P.D./D.P.O.).

Cosa accade se non conferisco i miei dati?

Il conferimento dei dati è obbligatorio, l’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento o mantenimento del rapporto.

Chi è il Titolare del trattamento?

L’azienda nella persona del rappresentante legale.

Responsabile della protezione dei dati (R.P.D. / D.P.O.)

Matteo Ampollini